Klantgesprekken in een andere taal: zo volg je elk woord als freelancer

Waarom klantgesprekken in een andere taal lastig zijn voor freelancers

Een klantgesprek is geen college. Mensen vallen elkaar in de rede, springen van onderwerp naar onderwerp en gebruiken afkortingen. Van jou wordt verwacht dat je direct reageert, en vaak spreek je omvang, deadlines en geld af terwijl je nog bezig bent een zin te ontcijferen.

Voor freelancers met internationale klanten komt daar nog wat bij:

• Jij draagt het hele gesprek. Er is geen collega die je kunt vragen: “Wat zei ze net?”
• Details tellen. Een verkeerd verstaan bedrag, een verkeerde datum of een verkeerd opgeleverd onderdeel wordt later jouw probleem.
• De eerste indruk telt. Als je steeds om herhaling vraagt, kom je misschien minder voorbereid over dan je bent.
• Namen en vakjargon. Bedrijfsnamen van klanten, producttermen en branchewoorden zijn het eerste wat je kwijtraakt.

Het doel is niet doen alsof je alles begrijpt. Het doel is goed genoeg meekomen om verstandig te antwoorden, en iets in handen hebben om achteraf te controleren.

Voorbereiding: Google Meet vertalen voor je klantgesprek

Stel de ondertiteling van Meet in op de taal die mensen echt spreken

Meet ondertitelt één gesproken taal tegelijk. Spreekt je klant Portugees, maar staat de ondertiteling van Meet op Engels, dan is de ondertiteling onzin, en dus ook elke vertaling die erop voortbouwt. Open in een gesprek Meer opties > Instellingen > Ondertiteling > “Taal van de vergadering” en kies de taal van de klant (zie de uitleg van Google). Wisselt het gesprek tussen twee talen, pas deze instelling dan aan zodra de taal verandert.

Installeer Clozo en controleer je instellingen

Clozo is een Chrome-extensie die de live ondertiteling van Meet leest en vertaalt naar jouw taal. Het werkt dus op een computer, in Chrome, op meet.google.com. Voeg Clozo toe via de Chrome Web Store en bekijk hoe Clozo werkt als je de details wilt. Standaard vertaalt Clozo naar de taal van je browser en herkent het zelf welke taal er gesproken wordt, dus je kiest alleen je doeltaal.

Twee dingen zijn het waard om te controleren in de instellingen: “Ondertiteling automatisch aanzetten” (staat standaard aan) en de weergave, “Beide” of “Alleen vertaling”. Bij klantgesprekken is “Beide” meestal beter, om redenen die hieronder staan.

Doe een korte testcall

Open vóór het echte gesprek een Meet-call, alleen of met een vriend. De eerste keer vraagt Clozo om je toestemming voordat er iets wordt verstuurd: “Akkoord en vertalen”. Praat je terwijl nog niemand anders iets heeft gezegd, dan biedt Clozo een knop aan, “Mij vertalen in dit gesprek”, zodat je kunt zien hoe het met spraak omgaat. Gebruik de test om een tekstgrootte te kiezen (er zijn er vier) en een positie: onderaan, bovenaan of versleept naar een plek waar het de video van de klant niet afdekt.

Gebruikt je klant Zoom of Teams? Clozo werkt alleen in Google Meet. Een Meet-link voorstellen is meestal eenvoudig en een heel normaal verzoek.

Tijdens het gesprek: ondertiteling vertalen, stap voor stap

1. Neem deel aan de Meet-call. Clozo zet de ondertiteling van Meet voor je aan. Alleen jij ziet de ondertiteling en de vertaling; de klant ziet niets anders.
2. Controleer de ondertiteltaal vroeg. Ziet de tekst er in de eerste minuut verkeerd uit, gebruik dan “Ondertiteling in de verkeerde taal?” in het menu van Clozo (de gele pil) en pas de instelling in Meet aan.
3. Laat “Beide” aan staan. Origineel en vertaling verschijnen onder elkaar, met de naam van de spreker. Je ziet de exacte woorden van de klant, wat helpt bij namen, getallen en termen die je kent, terwijl de vertaling aanvult wat je niet kent.
4. Let op de namen van sprekers bij gesprekken met meer mensen, zoals een klant met een manager en een developer. Zo weet je wie welke toezegging deed.
5. Pas de tekstgrootte aan als je ook naar een briefing of een gedeeld scherm kijkt.
6. Reken op een korte vertraging. De definitieve vertaling verschijnt ongeveer een à twee seconden nadat een zin is afgelopen. Terwijl iemand nog praat, zie je een lichtere voorlopige vertaling die ongeveer elke seconde wordt bijgewerkt. Laat een zin dus eerst afmaken voordat je erop reageert.
7. Open het live transcript via het pilmenu (“Live transcript openen”) als je iets wilt nakijken. Het opent in het zijpaneel van Chrome, met per regel spreker, tijd, origineel en vertaling, en je kunt “Zoeken” en “Kopiëren”.

Een handige gewoonte: noemt de klant een bedrag, datum of op te leveren onderdeel, zeg het dan terug. “Dus de eerste versie is er op de 14e, klopt dat?” Als je de ondertiteling meeleest terwijl je het terugzegt, is de bevestiging betrouwbaarder.

In het gratis abonnement heb je 15 minuten vertaling per dag, en alleen minuten waarin iets wordt vertaald tellen mee. Bij een lang gesprek kan dat opraken; dan stopt de vertaling terwijl de originele ondertiteling van Meet zichtbaar blijft. Clozo waarschuwt je als er nog 2 minuten over zijn. Heb je regelmatig lange gesprekken, dan geeft Pro je 50 uur vertaling per maand. Wat je zelf zegt wordt standaard wel getoond maar niet vertaald, ook dat scheelt minuten.

Na het gesprek: met het transcript vastleggen wat is afgesproken

Het transcript is waar een freelancer de meeste waarde uit haalt. Loop het direct na het gesprek door en zoek naar de dingen met risico: omvang, prijzen, deadlines, wie wat aanlevert en elke keer dat er “we beslissen later” viel.

• Gebruik “Zoeken” om te springen naar woorden als de projectnaam, een valuta of een maand.
• Vergelijk het origineel met de vertaling als iets vreemd lijkt. Is een zin belangrijk, vertrouw dan op het origineel en check het bij de klant.
• Gebruik “Kopiëren” om de belangrijkste stukken in je notities te plakken.

Met Pro kun je het transcript exporteren als TXT of PDF. Handig voor een mail als: “Hierbij mijn samenvatting van wat we hebben afgesproken. Laat het me weten als ik iets verkeerd heb begrepen.” Een opvolgmail in de taal van de klant, of gewoon in duidelijk, eenvoudig Engels, dicht de meeste gaten.

Eén waarschuwing: het transcript staat alleen in het geheugen van je browser. Het is weg zodra Chrome sluit, en het transcript van het laatste gesprek blijft alleen beschikbaar tot het volgende gesprek begint of Chrome sluit. Kopieer of exporteer het dus voordat je de browser afsluit. Clozo neemt het gesprek niet op en maakt geen samenvattingen of notulen; het transcript is de tekst van de ondertiteling, niets meer.

Tips voor internationale klantgesprekken die zonder tool werken

• Vraag om een agenda. Zelfs drie bullets die de dag ervoor worden gestuurd, helpen je woordenschat voor te bereiden.
• Leer tien kernwoorden voor het project, zoals “deadline”, “factuur” of “revisie” in de taal van de klant. Het laat zien dat je moeite doet en voorkomt verrassingen.
• Vraag beleefd om iets rustiger te praten. “Kun je dat iets langzamer zeggen? Ik wil het goed begrijpen” klinkt professioneel, niet zwak.
• Vat hardop samen ongeveer elke tien minuten: “Laat me even checken of ik het goed heb.”
• Zet getallen op papier. Vraag de klant om prijzen en data in de chat van Meet te typen, of herhaal ze in je opvolgmail. Let op: Clozo vertaalt de chat van Meet niet.
• Stuur binnen een dag een schriftelijke samenvatting. Dat beschermt beide kanten.

Eerlijke beperkingen, en je klant vertellen over de vertaling

Clozo kan alleen vertalen wat Meet ondertitelt. Sterke accenten, mensen die door elkaar praten, achtergrondgeluid, namen en jargon verlagen de kwaliteit van de ondertiteling, en machinevertaling kan fouten bevatten. Clozo vertaalt tekst; het spreekt niet en vertaalt geen audio. Bevestig alles wat juridisch of financieel belangrijk is dus schriftelijk.

Google biedt ook vertaalde ondertiteling in Meet zelf, maar die is alleen beschikbaar in bepaalde Workspace-edities en voor vergaderingen die zijn georganiseerd door een gebruiker met een geschikte editie (zie de lijst van Google). Clozo werkt met een gratis Google-account, en noch jij noch de klant heeft Google Workspace nodig.

Over de etiquette: Clozo vraagt je de andere deelnemers te laten weten dat je vertaalde ondertiteling gebruikt. Dat kost één zin, bijvoorbeeld: “Ik gebruik live vertaalde ondertiteling om goed mee te kunnen volgen, dus ik heb soms even tijd nodig om te antwoorden.” De meeste klanten zien dat als zorgvuldigheid, niet als zwakte. Gebruik Clozo bovendien niet in vertrouwelijke gesprekken. Alleen de tekst van de ondertiteling wordt voor de vertaling verstuurd, met de vorige zin of twee als context, en er wordt niets opgeslagen op de servers van Clozo. De privacysamenvatting geeft de details, en je kunt je toestemming op elk moment intrekken in de instellingen.

Vragen en antwoorden